Was ist eine Steuernummer und wozu brauchst du sie?
Das Finanzamt vergibt Steuernummern, um eine eindeutige Zuordnung von Selbstständigen und Freiberufler*innen zu gewährleisten. Daher muss sie unter anderem auf jeder Steuererklärung ersichtlich sein, da ohne Angabe dieser Nummer bei den Finanzbehörden womöglich ein großes Durcheinander entstehen würde. Neben dem Schriftwechsel mit der Steuerbehörde ist sie auch zwingender Bestandteil deiner Rechnungen. Darüber hinaus dient sie dazu, die Gewerbesteuer, Umsatzsteuer sowie weitere Steuerarten zu ermitteln und abzurechnen.
Welche Dokumente sind für die Beantragung einer Steuernummer nötig?
Gründer*innen, die eine Steuernummer beantragen möchten, müssen ihr zuständiges Finanzamt über ihre geplante unternehmerische Tätigkeit in Kenntnis setzen. Sobald das geschehen ist, wird dir die Steuerbehörde einen sogenannten „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ per Post zukommen lassen. Diesen musst du ausfüllen, wobei verschiedene Informationen abgefragt werden. Hierzu zählen unter anderem:
- Angaben zu deiner Person
- Gründungsform / Rechtsform
- Art des Gewerbes oder der Tätigkeit
- Schätzung der vermuteten Einkünfte für das Jahr der Unternehmensgründung sowie für das Folgejahr
- Antrag für die Erteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
So gehst du bei der Beantragung vor: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Auch wenn das Beantragen einer Steuernummer auf den ersten Blick einer bürokratischen Herausforderung gleicht, ist es bei genauerem Betrachten gar nicht so schlimm. Wichtig ist nur, dass du alle Schritte mit der nötigen Sorgfalt erledigst.
Schritt 1: Freiberufler*in oder Gewerbetreibende*r?
Ganz gleich, ob du gewerbetreibend oder freiberuflich unterwegs bist, die Steuernummer musst du in jedem Fall beantragen – nur die Vorgehensweise unterscheidet sich ein wenig.
Gewerbetreibende: Wer sich mit einem Gewerbe selbstständig machen möchte, muss die Steuernummer nicht aktiv bei seinem zuständigen Finanzamt beantragen. Das Gewerbeamt übermittelt der zuständigen Finanzbehörde automatisch deine Gewerbeanmeldung, woraufhin diese dir den Fragebogen zukommen lässt.
Freiberufler*innen: Als Freiberufler*in tätige Unternehmer*innen wie Tierärzt*innen, Architekt*innen oder Autor*innen wenden sich formlos – etwa telefonisch oder per Brief – an das Finanzamt und zeigen ihre selbstständige Tätigkeit an.
Tipp: Wenn du dir nicht sicher bist, in welche Kategorie dein Unternehmen fällt, ruf vorher bei deinem zuständigen Finanzamt an oder kläre die Frage direkt vor Ort. Denn deine eigene Auffassung muss nicht zwangsläufig mit der deines Sachbearbeiters übereinstimmen. Auch wenn dir dieser Schritt auf den ersten Blick unnötig erscheint, kann er dich später vor zeitraubenden Diskussionen bewahren.
Schritt 2: Der „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ kam mit der Post
Die größte Herausforderung stellt für die meisten Gründer*innen sicherlich die Frage nach den zu erwartenden Einkünften oder den geplanten Gewinnen dar. Da jedoch niemand in die Zukunft schauen kann, bleibt hier nur die Schätzung. Leider bilden diese Angaben die Grundlage für zukünftige Steuervorauszahlungen, sodass du diese Zahl mit Bedacht wählen solltest. Bei deinen Überlegungen musst du Folgendes bedenken: Schätzt du deine Einkünfte zu optimistisch, kommen hohe Vorauszahlungen auf dich zu. Setzt du den Wert zu niedrig an, musst du unter Umständen viele Steuern nachzahlen. Daher ist eine konservative, eher vorsichtigere Schätzung ratsam. Läuft das erste Geschäftsjahr jedoch viel besser als angenommen, solltest du rechtzeitig Rücklagen für die Steuernachzahlungen bilden und deinem Finanzamt den geschäftlichen Erfolg melden, damit es deine Vorauszahlungen anpassen kann. Nachdem der Fragebogen vollständig ausgefüllt ist, musst du ihn noch unterzeichnen und sämtliche Formulare direkt beim Finanzamt abgeben – oder diese über den Postweg versenden.
Schritt 3: Erhalt der Steuernummer
Nach einigen Wochen erhältst du Post vom Finanzamt, mit der es dir deine neue Steuernummer mitteilt. Somit bist du steuerlich vollständig erfasst und kannst dich nun voll und ganz deinem Business widmen.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-ID)
Sofern du als Selbstständige*r nur innerhalb Deutschlands aktiv bist, genügt die Angabe deiner Steuernummer auf den Rechnungen. Sobald du jedoch Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen aus anderen europäischen Ländern unterhältst, benötigst du für deine Rechnungen zusätzlich eine Ust-ID.
Fazit: Hol sie dir
Ohne Steuernummer kannst du nicht in die Selbstständigkeit starten. Deshalb musst du sie vor deiner unternehmerischen Tätigkeit beim Finanzamt beantragen, ganz gleich, ob du Freiberufler*in oder Gewerbetreibende*r bist.